← Strona główna Diagnoza · 4 min

Najczęstsze problemy i błędy

Błędy, trudności i potknięcia to nie porażki — to sygnały, że coś wymaga usprawnienia. Sprawdź, które z poniższych brzmią znajomo, i zobacz, od którego obszaru warto zacząć porządkowanie działań.

🎯

Zacznij od miejsca, gdzie jest najwięcej wyzwań — tam zmiana przyniesie największą ulgę.

1
Obszar 1

Planowanie strategiczne i wytyczanie kierunków

Zobacz dobre praktyki →
✕Startowanie w projektach bez analizy, czy dana forma działalności jest realnie potrzebna i możliwa do utrzymania.
✕Brak całościowego spojrzenia na organizację — postrzeganie jej wyłącznie przez pryzmat projektów.
✕Brak rocznego budżetu lub jego nieuwzględnianie przy podejmowaniu decyzji.
✕Nieuwzględnianie kosztów ogólnych (np. administracyjnych) lub ich niedoszacowanie.
✕Brak planu awaryjnego — na wypadek utraty finansowania, zmiany przepisów czy kryzysu.
✕Brak danych porównawczych między projektami — zbieranych „per projekt”, bez analizy na poziomie organizacji.
✕Zbyt optymistyczne założenia przy planowaniu przychodów z działalności odpłatnej/gospodarczej.
2
Obszar 2

Zasady funkcjonowania i procesy wewnętrzne

Zobacz dobre praktyki →
✕Brak jasnego podziału obowiązków — chaos, nakładanie się zadań lub ich porzucanie.
✕Błędna forma wydatkowania środków — np. gotówka tam, gdzie jest niedozwolona.
✕Brak wymaganych procedur zakupowych w projektach, w których są obowiązkowe.
✕Słaba komunikacja wewnętrzna — decyzje w wąskim gronie, bez informacji dla zespołu.
✕Brak instrukcji dotyczących obiegu dokumentów — każdy robi „na swój sposób”.
✕Nieprzechowywanie kluczowych dokumentów ogólnych (umowa z księgowością, NIP, umowy z dostawcami).
✕Rejestrowanie oprogramowania i kont na osoby prywatne zamiast na organizację.
3
Obszar 3

Codzienne praktyki

Zobacz dobre praktyki →
✕Bałagan w zamówieniach — brak faktury, tylko potwierdzenie zakupu lub niepasujące dane.
✕Słaba organizacja dokumentacji — zaliczki, zwroty i faktury trafiają w różne miejsca.
✕Brak bieżącego wprowadzania danych — działania „na kartce” lub „w głowie”.
✕Brak rejestru zawieranych umów, spóźnione zgłoszenia do ZUS.
✕Oddawanie dokumentów księgowości z dużym opóźnieniem.
✕Brak kontroli nad zakupami spoza UE — dodatkowe formalności (VAT, cło).
✕Niepilnowanie terminów płatności — zaległości lub napięcia płynnościowe.
✕Rozbieżności danych z systemu księgowego z rzeczywistym stanem projektów.
4
Obszar 4

Zespół — pracownicy, współpracownicy i księgowość

Zobacz dobre praktyki →
✕Przekonanie, że „wszyscy wszystko wiedzą” — a cała wiedza jest w głowie lidera/liderki.
✕Niejasne role — „wszyscy robią wszystko”, co prowadzi do chaosu i dublowania zadań.
✕Konflikty wynikające z nieokreślonych kompetencji i braku bieżących wyjaśnień.
✕Myślenie, że finanse to sprawa jednej osoby, a nie wspólna odpowiedzialność zespołu.
✕Postawa „zrobię to sam/a, bo i tak będę poprawiać” i przeciążenie jednej osoby.
✕Udział w szkoleniach bez analizy prowadzących lub dopasowania do realnych potrzeb.
✕Brak przygotowania wolontariuszy i stażystów — bez zakresów zadań i wdrożenia.
✕Brak wiedzy zespołu o poprawnym dokumentowaniu wydatków.
✕Brak ewidencji godzin przy realizacji projektów — ryzyko nadużyć i kłopoty z rozliczeniem.
✕Nowe osoby „wrzucane” w działania bez onboardingu i opiekuna.

Rozpoznajesz swoje wyzwania?

Przejdź do materiałów do pracy własnej i wybierz 1–2 narzędzia, od których warto zacząć zmianę.

Materiały do pracy własnej →